Los sistemas de información para gestión documental se han convertido en herramientas básicas para soportar el registro, control, circulación y organización de los documentos digitales y/o impresos que se envían y reciben en una organización. Estos sistemas facilitan la gestión de un archivo digital con las siguientes ventajas:

• Ahorro de espacio físico para almacenamiento de documentos
• Disminución del riesgo de la perdidas por incendios, robos, inundaciones, otros.
• Conservación intacta de los documentos a lo largo del tiempo.
• Acceso inmediato a los documentos independientemente del lugar geográfico
• Búsqueda de documentos definiendo criterios de acceso de forma flexible y fácil
• Consulta simultanea de varios lectores
• Reproducción y envío de documentos obviando el traslado físico
• Inviolabilidad de la información a través de mecanismos de seguridad digital
• Minimización de tiempos de distribución y consulta
• Ahorro de recursos físicos y económicos para gestionar los documentos
• Disminución de impresión de documentos
• Apoyo a la conservación del ambiente

QUIPUX es un sistema de gestión documental. El sistema fue modificado a partir del sistema de gestión documental ORFEO, el cual utiliza tecnologías y estándares abiertos. La Subsecretaria de Informática efectuó modificaciones a la versión original adaptándolas a las necesidades de gestión documental de las entidades de la Administración Pública Central.

QUIPUX, esta disponible en ambiente de Producción en la dirección: www.gestiondocumental.gov.ec.

En ambiente de Capacitación en la dirección: http://desadocs.gestiondocumental.gov.ec.

En QUIPUX se incluye la firma electrónica de los documentos generados en QUIPUX pero para firmar electrónicamente documentos anexos a un Memorando, Oficio se sugiere utilizar la apicación http://firmadigital.informatica.gov.ec

En ambiente de Desarrollo en la dirección: http://des.gestiondocumental.gov.ec.

La administración del Portal esta a cargo de la Subsecretaría de Informática de la Presidencia de la República.